في إطار سعي وكالة جامعة الأمير سطّام بن عبد العزيز للشؤون التعليمية والأكاديمية لتبادل الرؤى والمقترحات للتغلب على كافة المعوقات وتقديم المقترحات للتطوير المستمر للعملية التعليمية، أُقيم ملتقى رؤساء ومشرفي الأقسام الأكاديمية بالجامعة بقاعة التدريب بمبنى إدارة الجامعة للرجال، ومسرح مبنى الهداية للنساء، كما تَمّ بثّ فعاليات الملتقى لمنسوبي فروع الجامعة عبر (الفيديو كونفرانس)، وذلك يوم الاثنين 23/05/1438 هـ الموافق 20/02/2017 م
في بداية اللقاء ألقى وكيل الجامعة للشؤون التعليمية والأكاديمية الدكتور عبدالرحمن بن إبراهيم الخضيري كلمة رحب فيها بالمشاركين في اللقاء من رؤساء ومشرفي الأقسام الأكاديمية على مستوى كليات الجامعة؛ حيث أكد على حرص وكالة الجامعة للشؤون التعليمية والأكاديمية على انعقاد هذا الملتقى الدوري؛ إيمانًا بالدور المهم والحيويّ الذي يؤديه رئيس ووكيلة القسم في الإشراف على شؤون القسم التعليمية والبحثية والإدارية.
كما أكد الدكتور الخضيري على ضرورة اطِّلاع رئيس القسم على كل جديد ومبتكر في حقله خاصة، وفي النظام التعليمي عامة، فضلاً عن اطّلاعه على المشكلات التي يتم رصدها في الميدان، والوقوف على أسبابها، وعواملها، وتداعياتها، والعمل على إيجاد الحلول المبتكرة التي ترفع من شأن العملية التعليمية.
عقب ذلك قام الدكتور أيمن كامل الصواف، مستشار وكالة الجامعة للشؤون التعليمية والأكاديمية باستعراض ومناقشة محاور الملتقى، والتي تناولت المهام والصلاحيات لرئيس ووكيلة القسم في النواحي الإدارية والأكاديمية في ضوء اللوائح والقوانين المنظمة، وكذلك مهام مجلس القسم، والموضوعات التي يتم عرضها على المجلس، وطريقة التعامل مع المعاملات المختلفة، والمتعلقة بالنواحي الأكاديمية، والابتعاث، والتدريب، وشؤون أعضاء هيئة التدريس، والدراسات العليا، وحضور ورش العمل، والدورات التدريبية، والمؤتمرات والندوات، كما تناولت المناقشات –أيضًا- استعراض بعض حقوق وواجبات الطالب الجامعي؛ مثل: حق الطالب في الحذف والإضافة، والتأجيل والاعتذار، والزيارة، سواء كانت داخل الجامعة أو لجامعة أُخرى، وأيضا تمّ تداول بعض القضايا الأكاديمية الطلابية المهمة، مثل: الفصل الأكاديمي بسبب الإنذارات، وتجاوز المدّة النظامية للدراسة، والإيقاف، والانقطاع، والانسحاب من الجامعة، وآلية التعامل مع هذه الحالات.
